### 信息化时代加强信息系统归档的关键知识点
#### 一、信息系统归档的意义和含义
- **信息化时代的背景**：随着信息技术的快速发展，大量的工作通过信息系统完成，如文件管理、生产管理、安全管理等，几乎覆盖了生活的各个领域。
- **归档的重要性**：信息系统的归档不仅记录了个人和组织的工作过程，也反映了社会运行状况。它是数字档案馆建设的基础资源，对于推动工作现代化具有重要意义。
- **归档定义**：信息系统归档是指将信息系统在建设、运行、管理和监管等过程中产生的各类记录进行收集、整理，并移交给档案部门的过程。
#### 二、信息系统归档的内容和方式
- **归档内容**：
- **系统建设与运行管理**：包括信息系统规划、审批、建设、验收、运行、维护等环节的文件和记录。
- **业务流程**：涉及具体的业务流程建立、流转、审批、反馈及相关文件记录。
- **归档方式**：
- **在线归档**：适用于与档案管理系统相关联的信息系统，实现业务流程结束后的实时归档。
- **离线归档**：针对未与档案管理系统关联的信息系统，通常按照一定周期（如年度、季度）进行批量归档，常用形式为光盘刻录。
#### 三、信息系统归档的实施方法
1. **系统规划阶段考虑归档需求**：
- 在系统规划之初就与档案部门合作，确保归档功能的设计满足档案管理的要求。
- 归档功能需经过专项验收，未通过验收的信息系统不得上线使用。
2. **基于业务标准化的归档策略**：
- 实现业务流程、记录和文件格式的标准化，以简化信息系统架构，减轻归档工作负担。
- 使用通用文件格式，确保归档电子文件的可读性。
3. **业务系统与档案系统的无缝对接**：
- 业务系统需预留向档案系统自动归档的接口，减少手动操作，提高效率。
- 部门、业务系统管理部门和具体业务部门应共同协作，确保归档数据的质量。
4. **元数据的归档**：
- 归档时同时保存电子文件及其元数据，保证文件的真实性和可靠性。
- 元数据应包含电子文件的内容描述、背景信息、结构特征及管理历史等，有助于追溯文件的全生命周期。
#### 四、信息系统归档的现状及对策
- **现状问题**：
- 业务信息系统相对孤立，缺乏有效对接。
- 某些系统无法生成符合归档标准的电子文件。
- **改进措施**：
- 加强不同信息系统之间的互联互通，促进数据共享。
- 提升现有系统的兼容性和适应性，确保所有业务流程都能够产生可归档的电子文件。
- 建立和完善归档标准和规范，指导各部门有效开展归档工作。
- 定期评估和更新归档政策和技术手段，适应信息技术发展的新趋势。
信息化时代下加强信息系统归档是一项综合性工程，需要从多个角度入手，确保归档工作的高效性和准确性。通过合理规划、标准化建设、技术对接以及元数据管理等措施，可以有效地提升信息系统的归档水平，为未来的数字档案馆建设奠定坚实基础。
